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O que é PRINCE2®?
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O PRINCE2® (Projects In
Controlled Environments) foi lançado como um método para
gerenciamento de projetos pelo governo britânico em 1996, tendo
sido criado em 1989 a partir do PROMPTII, o qual, por sua vez,
surgiu em 1975 e foi adotado em 1979 como padrão para
gerenciamento dos projetos de sistemas de informação do governo.
Atualmente é mantido pelo governo britânico (OGC ,
que também mantém a Metodologia ITIL)
, sendo reconhecido
mundialmente como modelo para gerenciamento de projetos. As
práticas do PRINCE2® facilitam o cumprimento dos prazos e a
obtenção dos resultados esperados tanto para a empresa quanto
para seus clientes. A versão mais recente, lançada em Junho de
2009, dividiu o manual em dois, um para gerentes de projetos (Managing
Successful Projects with PRINCE2) e outro para
patrocinadores de projetos (Directing Successful Projects
with PRINCE2), e ficou muito mais didática e prática para
compreensão.
Considerado o método de gerenciamento de projetos mais utilizado
no mundo, o PRINCE2® vem sendo
adotado como padrão para todos os projetos governamentais no
Reino Unido e amplamente utilizado por instituições públicas e privadas
na Europa, Ásia, Oceania e agora de
forma crescente nas Américas. O PRINCE2® é o responsável pela
entrega de quase todas das obras para os Jogos Olímpicos de
Londres para 2012, dois anos antes do prazo previsto.
No Brasil, a metodologia PRINCE2® já vem sendo utilizada em algumas
organizações como a Vale, Souza Cruz, CEMIG, Comitê Olímpico
2016, entre outras, e é crescente a procura por informações a
respeito do assunto.
Existem mais de 120
centros de treinamento credenciados PRINCE2® pelo mundo, os
quais provêem treinamento, em 17 idiomas, de 59 ferramentas de
gerenciamento de projetos desenvolvidas com base no Método, que
já conta com mais de 250 mil profissionais certificados.
Cerca de 1500 pessoas prestam, mensalmente, os exames de
certificação Foundation e Practitioner.
Para
saber mais sobre as certificações PRINCE2®
clique aqui.
Por que PRINCE2®?
Uma das principais
vantagens dessa metodologia é a flexibilidade de adaptação a
cada projeto, além de estar orientada essencialmente ao negócio,
desde o início até a finalização. Seu próprio desenvolvimento
foi pensado de modo a diminuir, ou mesmo zerar, a ocorrência das
falhas típicas, já conhecidas e recorrentes em projetos. O
PRINCE2® também permite assegurar a viabilidade do projeto em
termos de custos e benefícios, já que é possível analisar o
andamento do projeto à luz do plano original. A abordagem é
direcionada ao alinhamento estratégico dos objetivos do projeto
com os objetivos organizacionais desde a origem, continuamente,
durante todo o ciclo de projeto, independentemente da
abordagem de portfólio, que é um pressuposto da metodologia. A
metodologia PRINCE2® é focada na inteligência do projeto, em sua
estratégia, cumprimento de objetivos, satisfação das partes
interessadas e, sobretudo, na geração de valor.
Com a utilização do
PRINCE2®, a organização tem como benefícios um gerenciamento
controlado das mudanças em termos de investimento e retorno; um
processo decisório eficiente e eficaz que não permite que o
projeto fique à deriva; um ativo envolvimento dos usuários e das
partes interessadas durante todo o ciclo de vida do projeto - o
que garante que os produtos atinjam os requisitos de negócio,
funcionais, de ambiente, de serviço e de gerenciamento. A
metodologia possui uma abordagem que distingue o gerenciamento
do projeto do desenvolvimento dos produtos, de tal forma que
pode ser aplicada na elaboração de projetos de qualquer segmento
de mercado, desde a construção de um navio até o desenvolvimento
de um sistema de informação. Os gerentes de projeto que utilizam
o PRINCE2® são capazes de utilizar uma estrutura para delegação,
autoridade e comunicação e ter definidos todos os pontos de
controle durante
o projeto. Desta forma, todos os riscos serão revistos e
analisados e haverá uma sistemática natural para o gerenciamento
de riscos que envolve até a alta administração.
Relação entre o PRINCE2® e
o Guia PMBOK®
Após uma primeira etapa de
aculturamento em Gerenciamento de Projetos, usualmente as
organizações se deparam com o desafio de criar uma metodologia
de gerenciamento de projetos, com base nas melhores práticas
contidas Guia PMBOK® do PMI®. Como a proposta do
Guia PMBOK® não é prescrever uma metodologia, mas apenas recomendar o uso de
melhores práticas, a tarefa de definir uma metodologia em um
dado contexto organizacional pode não ser nada trivial.
Basicamente, uma organização decide desenvolver e implementar
uma metodologia de gerenciamento de projetos porque pretende
acabar ou diminuir com algumas das muitas razões que propiciam
falhas dos projetos, tais como:
-
Atenção indevida para o fator qualidade
-
Planejamento inadequado e pobre definição dos requisitos dos
produtos do projeto
-
Pobre e inadequada comunicação com as partes interessadas do
projeto
-
Processo decisório pobre ou inexistente sobrecarregando o
Gerente de Projeto
-
Falta de um adequado monitoramento e controle dos projetos
-
Confusão na definição de papéis e responsabilidades
-
Medições e avaliação de qualidade insuficientes
No entanto é muito grande o
esforço para desenvolver uma metodologia a partir do consenso,
integração ou junção dos diversos pontos de vistas da equipe
responsável pela implementação da metodologia e dos ativos de
processos e cultura organizacional, através da interpretação do
Guia PMBOK®. Com isto, o investimento financeiro e de prazo
de implementação podem ser muito superiores quando comparados a
implementação do método PRINCE2®, além de estarem com maiores
riscos de rejeição e ineficácia da metodologia.
O PRINCE2® e o
Guia PMBOK® são complementares. Por ser um método, com certo grau de
maturidade, por ter sido desenvolvido através da experiência
adquirida em muitos projetos e organizações, o PRINCE2® vai
ajudar a diminuir o esforço de implementação de uma metodologia
de gerenciamento de projetos. Implantando o método PRINCE2®, a organização no mínimo, terá:
-
Promoção da
consistência do trabalho de projeto e a capacidade de
reutilização de ativos do projeto, mas também facilita a
mobilidade dos funcionários e reduz o impacto das mudanças
de pessoal/cedências;
-
É uma ferramenta
valiosa de diagnóstico, facilitando a segurança e a
avaliação do projeto de resolução de problemas, trabalho e
auditorias
-
Os Planos são
cuidadosamente projetados para atender as necessidades dos
diferentes níveis da equipe de gestão, melhorando a
comunicação e controle;
-
Garante que os
participantes do foco sobre a viabilidade do projeto em
relação aos seus objetivos do Business Case - ao invés de
simplesmente ver a conclusão do projeto como um fim em si
mesmo.
-
Define uma estrutura
completa, mas econômica e eficaz de relatórios;
-
Garante que os
interessados (incluindo os patrocinadores e fornecedores de
recursos) estão devidamente representados no planejamento e
na tomada de decisões.
O método é amplamente
reconhecido e compreendido e, portanto, fornece um vocabulário
comum para todos os participantes do projeto - promovendo uma
comunicação eficaz. O método também prevê o reconhecimento
explícito de responsabilidades do projeto - de modo que os
participantes compreendam as funções e necessidades umas das
outras. Existe uma estrutura definida para a responsabilização,
a delegação de autoridade e de comunicação.
Além de ser recomendado
pelo PMI e de ser consistente com as normas ISO 9001, o PRINCE2®
é muito utilizado na Europa chegando a ser lei em algumas
regiões. O PRINCE2® é um bom método de gerenciamento de projetos
que certamente ajudará as organizações a gerenciar projetos
através de um conjunto de atividades controlado, gerenciado e
visível para atingir os objetivos ao qual o projeto propõe
alcançar.
Questões Frequentes Sobre
PRINCE2®
Como surgiu o PRINCE2®?
PRINCE2® é a
abreviatura de Projects IN Controlled
Environments (Projetos em Ambientes Controlados) e é uma metodologia de
gerenciamento de projetos amplamente usada.
Primeiro veio PRINCE em 1989, como o padrão
de gerenciamento de projetos de TI do
governo Britânico. Desde então, tem sido
adotado pelos setores públicos e privados
mundialmente e revisado diversas vezes;
PRINCE2® foi a revisão mais significativa. A
versão mais recente, lançada em Junho de
2009, dividiu o manual em dois, um cobrindo
gerentes de projetos e outro sobre
patrocinadores de projetos.
Quais são as características do PRINCE2®?
O PRINCE2 é
focado em produto, seja este a entrega
em si ou artefato de gerenciamento de
projeto. Ambos são passíveis de
auditoria e gestão da qualidade, de modo
que a metodologia permite que o próprio
uso da metodologia seja auditado para
prover uma garantia de gestão apropriada
do projeto para os gestores de maior
nível que o do GP, incluindo o PMO.
O
foco em produto ao invés de processo
confere maior liberdade para a
orientação a resultado, inibindo a
síndrome que em muitas
organizações acaba engessando os
projetos ao tornar a metodologia um
objeto disputa a atenção da gestão do
projeto, rivalizando com os objetivos do
próprio projeto e comprometendo a credibilidade do
emprego de uma metodologia, na medida em
que esta se torna um ônus no projeto sem
o correspondente ganho no suporte aos
objetivos e controle do projeto.
Qual a relação entre o PRINCE2®
e o
Guia PMBOK®?
Não existe
comparação já que PRINCE2® e
Guia PMBOK®
são complementares. Enquanto o Guia PMBOK®
é uma base de conhecimentos sobre
Gerenciamento de Projetos, sendo a fonte de
informação para o gerente, o PRINCE2® é um
método de Gerenciamento de Projetos baseado
em processos, descrevendo exatamente o que o
gerente deve saber e fazer.
O PRINCE2® e o
Guia PMBOK®
conversam entre si e tem total
compatibilidade o que significa que o uso de
um não dispensa o outro. Isso porque o Guia PMBOK®
constitui uma ampla base de
conhecimentos em gerenciamento de projetos.
O PRINCE2® materializa as boas práticas
sugeridas pelo PMI, aumentando as chances de
sucesso do projeto.
Também existe um
ciclo de vida no PRINCE2®, os temas são o
ambiente no qual este ciclo de vida
acontece. O PRINCE2® inicia com o
pré-projeto, o estagio de iniciação, estágio
de entregas (você pode determinar vários se
o projeto for muito longo) e então o estágio
da entrega final, que significa o
encerramento do projeto.
No que a metodologia do PRINCE2®
difere das
boas práticas do PMI®?
O PRINCE2®
-
Provê um modelo de processos direcionado ao gerenciamento de um
projeto específico.
-
Oferece
um caminho completo para se tirar um projeto
do papel, desenvolvê-lo e entregá-lo (o que
é uma das dificuldades de alguns gerentes de
projetos iniciantes).
-
Inclui uma
discussão de como iniciar um projeto e
detalhes práticos sobre controle de
mudanças. Então, quando o PMI lhe diz que
precisará de uma forma de gerenciar projetos
(e mudanças), PRINCE2® vai lhe dizer como
fazer isso.
-
Possui um processo de planejamento
claro, que permite o gerente de projetos
planejar o esforço para fazer os planos
necessários ao projeto.
-
Possui uma estrutura organizacional com
papéis e responsabilidades definidas
para o time de projeto, especificando
quem faz o que e quando. No entanto, você não
encontrará nada em PRINCE2® sobre
gerenciamento de pessoas ou habilidades
interpessoais para o gerente de projetos,
apesar destes assuntos serem tratados em
outras publicações do
OGC.
-
Estabelece a divisão do projeto em
estágios, facilitando o gerenciamento e
o planejamento do projeto.
-
Estabelece pontos de controle com
processos detalhados para captura de
informação sobre o progresso do projeto.
-
Materializa o controle integrado de
mudanças, provendo uma detalhada
abordagem de controle de mudanças e
gestão de configuração ao longo do
processo de gerenciamento do projeto.
-
Determina processos claros para
definição, verificação e controle do
escopo do projeto.
-
Provê monitoramento e controle de
riscos, fatores intrínsecos aos
processos de gerenciamento do projeto
-
Assume que você está operando dentro de
um ambiente restringido por contratos,
devido as suas raízes em projetos
governamentais, enquanto o Guia PMBOK®
contém Aquisições como uma área de
conhecimento.
Os conceitos de PRINCE2®
são exclusivos ou
complementares aos do Guia PMBOK®?
O PRINCE2® não é
exclusivo, vindo a complementar o Guia
PMBOK®. Não há razões para que o
Guia PMBOK® e a metodologia PRINCE2®
não possam ser colocadas em uso efetivo no
mesmo projeto. Na verdade, um numero cada
vez maior de gerentes de projeto está
fazendo exatamente isso, e mostrando o valor
de se utilizar o Guia PMBOK® e o
PRINCE2® para complementar um ao outro
A chave para
fazer metodologias flexíveis como o PRINCE2®
e boas práticas como as apresentadas no Guia PMBOK®
funcionarem juntos é ser flexível e
escolher o que vai agregar mais valor ao projeto.
Quais os pontos fortes da metodologia
PRINCE2®?
Facilidade
para ser adaptada ao tipo, porte de
projeto e contexto organizacional.
Inclusive a habilidade de adaptar é
verificada na prova de certificação
Practicioner.
É muito
estruturado. Sua forma de lidar com o
desenvolvimento de uma mesa diretora ou
grupo de projetos é bem clara e existe
uma ênfase em seus papeis e
responsabilidade. Existe muita
documentação e não é necessário fazer tudo que
está descrito, mas o
que for feito vai ajudar as pessoas a
entender o escopo do projeto e fazer as
coisas da maneira correta.
Para quais tipos de projetos PRINCE2®
é mais
recomendado?
Para todo o tipo
de projetos.
Quais as principais ferramentas e softwares
usados no PRINCE2®?
Embora não exista
nenhuma recomendação de software ou
ferramentas, existem 52 ferramentas baseadas
na PRINCE2®. Mas você use o que achar melhor, ou
nada. Existem vários formulários e documentos
disponíveis gratuitamente no
site
do PRINCE2®. Quem passa no
exame para certificação em PRINCE2® você
ganha acesso gratuito por um ano ao site
pm4success, onde se pode
encontrar muitos recursos. Se você não
gostar do formulários ‘oficiais’, procure
online e veja o que consegue de graça. Um
bom lugar para começar é o site
On Projects.
Como está o crescimento do uso do PRINCE2®
no mundo?
PRINCE2® é usado
em 160 países. O exame está disponível em
nove línguas e o manual em sete. Existem mas
de 250.000 candidatos qualificados e 2.000
exames por semana ao redor do mundo. Foi
registrado um crescimento anual de 20%.
Onde
interessados no assunto podem conseguir
material para estudo?
Existe muita
informação no
site oficial do PRINCE2® ou na
APMG.
Como posso me certificar PRINCE2®?
Para saber sobre as certificações
PRINCE2®
clique aqui.
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