Gerenciamento de Portfólio

Você deseja “dar o próximo passo” no campo do Gerenciamento de Projetos? Então você deve considerar o Gerenciamento de Portfólio. O Gerenciamento de Portfólio foca na seleção e priorização de projetos e programas e visa auxiliar uma companhia a atingir sua estratégia de negócio.

O que é o Gerenciamento de Portfólio? Uma definição simples é a de que consiste em “gerenciar a maioria (ou todos) os recursos de uma organização visando atingir uma meta comum”. 

Se você é responsável por gerenciar um portfólio de trabalho, então você frequentemente tem uma grande parte dos recursos organizacionais (pessoas, equipamentos, dinheiro...) sob sua responsabilidade. É por isso que os portfólios, em geral, incluem uma carteira de projetos, programas e até mesmo trabalho operacional, agrupados para que se atinja uma meta comum. Então, como gerenciar um portfólio?

Vamos apresentar quarto passos básicos, bem resumidos

Então devem ser documentados os objetivos, o escopo, restrições e riscos envolvidos na empreitada. É cada vez mais comum que exista um Escritório de Gerenciamento de Portfólio (PMO – Portfolio Management Offfice), consistindo de planejadores e administradores responsáveis por reportar continuamente a posição do portfólio.

Definindo o Portfólio

É necessário definir o conjunto de programas, Projetos e trabalho operacional (também chamados “componentes”) que vão compor o portfólio. Cada grupo de trabalho deve estar corretamente agrupado e categorizado , e que não haja sobreposição entre projetos relacionados.

Usualmente esses componentes vão ser submetidos a análises de viabilidade (técnica, econômica e, talvez, legal), devendo é claro, estar alinhados à estratégia organizacional. Componentes que não atendem a certos requisitos, a serem definidos, não serão selecionados.

A seguir, os recursos devem ser distribuídos entre os programas e projetos. Lembre-se que você tem somente uma quantidade fixa de recursos à sua disposição, desse modo, esteja certo que não faltem recursos para um componente de seu portfólio, principalmente se existe sobra destes recursos em outro componente.

Cada um dos programas e projetos devem ser iniciados no momento definido em seu plano. Será necessário designar gerentes de projeto (e de programas) para cada componente e monitorar de perto os resultados.

Enquanto cada componente está sendo entregue, você necessita monitorar com cuidado e controlar o desempenho geral de sua carteira, de modo a garantir que esta possibilite atingir as metas estratégicas previamente definidas. Provavelmente você vai necessitar de ferramentas de software especializada (PPM – Project and Portfolio Management) para lhe auxiliar.

Encerrando o Portfólio

Portfólios usualmente não se encerram de um momento para outro como os projetos fazem. A razão é que no final do cronograma de trabalho do portfólio, a maior parte do valor do portfólio deve ter sido incorporada pelo negócio. Se você trabalhou de modo correto, você vai ter priorizado os projetos de alto valor no começo e os projetos de baixo valor no final, desse modo, o sucesso do portfólio, medido através dos benefícios gerados para a organização, já vai ser conhecido.

Para encerrar seu portfólio,  quando todos os trabalhos tiverem sido feitos, você vai necessitar documentar seus resultados em um Relatório de Encerramento do Portfólio. Este relatório vai especificar os objetivos estratégicos atingidos e o valor entregue à organização. Obtenha então aprovação para liberar a equipe restante, fornecedores, equipamento e fundos ainda sob a responsabilidade da equipe de gestão do portfólio.