Implantando o Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO)

Introdução

O Escritório de Gerenciamento de Projetos (também conhecido como EGP - Project Management Office ) é um ambiente de assessoria à mudança e apresentação de resultados corporativos.

Atribuições de um Escritório de Gerenciamento de Projetos

Algumas atribuições típicas de um EGP são:

• Padronização

• Definição e gestão da metodologia de gerenciamento de projetos e modelos de documentos;
• Manutenção do website da metodologia;
• Administração de ferramentas de gestão de projetos.

• Assessoria à Alta Administração

• Contratação/escolha de gerentes de projeto;
• Acompanhamento do desempenho dos gerentes de projetos;
• Estabelecimento de políticas salariais para gerentes de projetos;
• Fornecimento de informações à alta administração sobre o andamento dos projetos;
• Administração do portfólio de projetos;
• Análise de retorno de investimento e viabilidade de projetos.

• Assessoria aos gerentes de projeto

• Acompanhamento das avaliações de desempenho dos projetos;
• Consultoria e assessoramento no desenvolvimento dos projetos.

• Auditoria

• Fiscalização e auditoria dos projetos;
• Auditoria dos documentos produzidos pelo projeto.

• Treinamento

Treinamento

• Promoção de treinamentos e palestras no uso da metodologia

• Garantia da Qualidade do Projeto

• Assegurar que os projetos sigam a metodologia definida;
• Validar os artefatos de projeto quanto ao padrão de qualidade definido

• Comunicações

• Emissão de relatórios corporativos;
• Divulgação das ações decorrentes do escritório de projetos e serviços/produtos disponibilizados pelos projetos.

Principais Etapas na Implantação de um EGP

A implementação da cultura de gerenciamento de projetos pode envolver uma série de atividades, as quais podem ser implementadas em conjunto ou parcialmente, visando causar o menor impacto e vencendo as resistências à mudança naturais das pessoas.

• Fundação : Determinam-se os objetivos da organização quanto ao EGP. Reuniões e sessões de avaliação são conduzidas para determinar o estágio em que se encontra o gerenciamento de projetos na organização e onde esta pretende estar no futuro;
• Iniciativas de curto prazo : Criação de modelos, relatórios, desenvolvimento de uma metodologia de gerenciamento, etc.;
• Soluções de longo prazo : Desenvolvimento de pessoas, através de um plano de treinamento, e relatórios. A implantação de um projeto piloto deve ser considerada;
• Crescimento e Suporte : Operação com os projetos já alinhados à estratégia da organização, que passa então a se preocupar Gestão do Portfólio de Projetos.

A operacionalização da implantação dessas fases envolve desenvolver um projeto em etapas.

Etapas de um projeto de implantação de EGP

1Planejamento

• Reunião inicial: Discutem-se as possíveis implantações e modelos de EGP
• Termo de abertura: Delimitam-se informações que serão utilizadas para o acompanhamento e medição do trabalho, como justificativa, objetivos, resultados, restrições e premissas
• Definição da equipe de trabalho
• Análise de casos de outras organizações
• E laboração do Plano de Projeto de Implantação do EGP.

2Diagnóstico

• Visitas e entrevistas com gerentes de projetos e responsáveis de cada área
• Aplicação do Questionário de Avaliação de Nível de Maturidade em GP
• Levantamento dos projetos do último semestre
• Levantamento das causas de problemas nos projetos
• Revisão da metodologia atual, ciclo de vida de projetos e os processos atuais
• Revisão das ferramentas atuais (modelos, formulários e exemplos)
• Revisão da estrutura funcional, visando definir o departamento/setor que seria responsável pela disseminação da cultura de gerenciamento de projetos.
• E laboração de Relatório de Diagnóstico e Maturidade, com sugestões de melhoria

3Treinamento

• Palestra (2 a 3 h) – Visa conscientizar os dirigentes e a organização sobre a importância do gerenciamento de projetos.
• Oficina de capacitação em gerenciamento de projetos (24 a 36 h) – Visa capacitar os principais profissionais da organização nas melhores práticas em gerenciamento de projetos

4Metodologia

• Desenvolvimento da metodologia de gerenciamento de projetos, processos e procedimentos
• Descrição dos serviços do EGP
• Fluxogramas dos processos de gerenciamento de projetos, com etapas e atividades definidas
• Estrutura organizacional do EGP, com definição de responsabilidades e descrição de papéis
• Biblioteca de Modelos e formulários ( templates )

5Infraestrutura e sistemas

• Definição e configuração da infraestrutura de tecnologia da informação responsável pela centralização e colaboração no projeto

6Implantação

• D isponibilização da Metodologia através da infra-estrutura definida
• Implantação do Escritório de Gerenciamento de Projetos
• Apresentação aos formadores de opinião e disseminação interna de informações sobre o EGP
• Treinamento dos usuários quanto ao uso da metodologia e da infra-estrutura

7Operação

• A linhamento dos projetos aos objetivos e metas definidos pelo planejamento estratégico
• Emissão dos Termos de Abertura dos projetos com a definição dos gerentes dos projetos e responsabilidades
• Assessoramento aos profissionais em gerenciamento de projetos e no uso da metodologia
• Avaliação dos indicadores de acompanhamento

8Evolução

• Gestão de Portfólio de Projetos e Programas - Definição dos responsáveis pela análise de viabilidade dos projetos, baseada em retorno de investimento,
• Treinamento em outros aspectos relacionados ao gerenciamento de Projetos
• Reavaliação da metodologia e dos indicadores de acompanhamento

Estrutura Analítica de Projeto

A EAP abaixo apresenta as entregas de um projeto típico de implantação de um EGP.

1 Implantação do EGP

• 1 Gerenciamento do projeto
• 2 Venda interna do projeto
• 2.1 Apresentação de benchmarking do gerenciamento de projetos brasileiro
• 2.1 Questionário de avaliação do nível de maturidade da organização
• 2.3 Apresentação de casos de EGP bem-sucedidos
• 2.4 Lista de projetos do último semestre
• 2.5 Lista de Métricas de sucesso de um projeto
• 2.6 Projetos atuais avaliados
• 2.7 Lista das causas de problemas nos projetos
• 3 Criação de cultura interna
• 3.1 Seminário com consultor externo
• 3.2 Workshop
• 3.3 Palestras
• 3.4 Endomarketing
• 4 Implementação
• 4.1 Sistema de Informações do Gerenciamento de Projetos
• 4.2 Integração do sistema de informações com sistema financeiro
• 4.3 Gerente do EGP nomeado
• 4.4 EGP criado
• 4.5 Metodologia
• 4.5.1 Modelos e templates
• 4.5.2 Procedimentos documentados
• 4.5.3 Divulgação da metodologia realizada
• 4.6 Listagem do acervo categorizado de projetos da organização
• 4.7 Listagem de entregas de projetos, por categoria
• 5 Treinamento da equipe do EGP
• 5.1 Equipe do EGP treinada no PMI PMBOK
• 5.2 Equipe do EGP treinada em ferramentas de GP
• 5.3 Guia de uso da metodologia
• 5.4 Equipe do EGP treinada na metodologia de GP da organização
• 5.5 Treinamento visando a certificação PMP
• 6. Métricas para avaliação e acompanhamento de projetos
• 7 Projeto-piloto
• 7.1 Projeto-piloto definido
• 7.2 Métricas de sucesso na implantação de projeto piloto
• 7.3 Escore do projeto
• 8 Treinamento para outras partes interessadas
• 8.1 Treinamento das lideranças e multiplicadores
• 8.2 Feedback
• 9 Acompanhamento da operação inicial do EGP
• 9.1 Métricas revisadas
• 9.2 Modelos revisados
• 9.3 Matriz de atribuição de responsabilidades
• 9.4 Auditoria nos projetos
• 10 Pesquisa de satisfação